¿Qué es un sistema de ordenación documental?
La ordenación de los datos se realizan por orden alfabético o numérico. por ejemplo, una lista de piezas se podría clasificar el numero de pieza y una lista de clientes,por el apellido. normalmente se ordena la información alfabética (nombre del almacén,cliente, etc) por orden alfabética y la numérica (cifras de venta, cantidad de unidades vendidas,etc) por orden numérico. en ambos casos. se pueden ordenar los datos de menor a mayor, es decir,de la A a la Z, del 1 al 10 o a la inversa
clasificación del sistema de ordenación documental
- sistema de ordenación alfabético (temático,onomástico,toponimico)
Tiene como principio universal, el uso del alfabeto y existe para su ordenación una serie de criterios, es un sistema directo porque los documentos se pueden consultar y archivar en las gavetas del archivador directamente.
el sistema de ordenación alfabético lo podemos dividir en:
- alfabético nominal: una de las funciones básicas del lenguaje es la de organizar la experiencia y esa organización se basa en la clasificación o categorización de entidades y situaciones por medio de los signos de la lengua.
- alfabético por asuntos- temático: es una ordenación alfabética de series y subseries documentales por el asunto o tema de su contenido, es un sistema que permite tener todos los documentos que se generen alrededor de una misma gestión organizativa.
- alfabético geográfico: como su nombre lo indica la organización de los documentos o las tarjetas de los clientes teniendo en cuenta la localización, es decir, agrupa todos los corresponsales de un mismo lugar por orden alfabético.
2. sistema de ordenación numérico ( ordinal y en cronologico)
Se presenta la ordenación a base de números, estos se usan como índices, guías, subguías y carpetas para aplicar este sistema se requiere de un índice alfabético para determinar el número que le corresponde a cada cliente.
el sistema de ordenación numérico lo podemos dividir en:
- número consecutivo: consiste en asignar a cada individuo un número en forma continua, con este numero se identifican las carpetas individuales, y se siguen el siguiente procedimiento.
- se determina la división de las guías por decenas y centenas
- se elabora la lista de corresponsales, sin pretender organizarlos alfabéticamente
- número decimal o dewey: consiste en asignar consecutivos a las materias o asuntos principales y separar cada division y subdivision de estos asuntos mediante un punto decimal y un dígito consecutivo.
3. sistema de ordenación mixto (alfanumérico, ordinal,cronológico)
La ordenación cronológica de los documentos dentro de una carpeta se establece de tal manera que el más antiguo quedará en la parte posterior o inferior, el más reciente en la superior.los documentos también se pueden ordenar alfabética y numéricamente, en ocasiones la complejidad del expediente aconseja conservar los documentos agrupados por conceptos en diferentes carpetas llamada correspondencia, facturas, informes,etc. en su interior los documentos se ordenaran por criterio cronológico cada carpeta ha de numerarse como si fuera un volumen.
